اصول و مبانی روابط عمومی

ضرورت روابط عمومی در یك سازمان: کار و زندگي در دنیای به شدت متحول و متغیر کنوني، بدون سازمان های ارتباطي و اطلاعاتي بسختي امكان پذیر است.

مدیریت و راهبرد در محیط کار و زندگي نیازمند دانش و اطلاعات کافي برای تصمیم گیری است. اما این فضا کمتر این اطمینان را برای مدیران ایجاد مي کند.

از این روست که نقش سازمان ها و نهادهای ارتباطي و اطلاعاتي چون روابط عمومي ها اهمیت بسزایي در دنیای جدید پیدا مي کند. هزاره ای که ما در آن زندگي مي کنیم پر است از دگرگوني و تحول در ابعاد و اشكال گوناگون اندازه گیری و شتاب آن تقریباً برای ما غیرممكن است. طبیعي است که سازمان هایي که در این عصر زندگي مي کنند با دشواری های بسیاری روبه رو خواهند شد. زیرا با محیطي نامطمئن مواجه هستند. البته این نمي تواند مفهوم و معنای بدی داشته باشد. زیرا هر قدر که میزان تغییرات در جامعه ای بیشتر شود. در چنین فضایي مدیران به اطلاعات بیشتر و روشها و برنامه های منسجم و مدون تری نیاز دارند. به هر حال این تحولات مدیران را دچار غافلگیری های شدید کرده و در این فضا نقش یك روابط عمومي پویا که این تحولات را جزء به جزء دنبال کرده و با برنامه ریزی به سمت و سوی صحیح هدایت کند مورد توجه است.

شایان ذکر است اداره کل روابط عمومي وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي در نظر دارد مجموعه آموزشي روابط عمومي را هرماه و بصورت مستمر در اختیار مدیران و مسئولان روابط عمومي قرار دهد که فهرست این جزوات به شرح زیر مي باشد:

تاریخچه، مباني و اصول روابط عمومی

اهمیت و نقش روابط عمومي در مدیریت سازمان

ارتباط با رسانه ها
مباني ارتباطات و ارتباطات انساني
خبر و اصول خبرنویسي
افكارعمومي و روابط عمومي
اصول تبلیغات
روابط عمومي الكترونیك

تاریخچة روابط عمومی در جهان

باز1887 ) به معنای مصطلح آن برای اولین بار به سال Public Relation( کاربرد اصطلاح روابط عمومي مي گردد .این واژه در سالنامه ادارة اتحادیه راه آهن ایالات متحدة آمریكا به کار رفته است. اگرچه از گذشته های دور پادشاهان و فرمانروایان از برخي روش ها و تكنیك های روابط عمومي بهره مي جستند که شواهد و علائم این کوششها نشانگر نوعي برقراری ارتباطات و روابط عمومي است.

اما تغییر و تحول در روشهای ارتباطي به صورت مدرن و امروزی آن با تأسیس واحدها و دفاتر روابط عمومي از آمریكا شروع شد که طي شش مرحله زمان بندی به موقعیت امروزی خود رسیده است.

که با رشد بسیار سریع واحدهای اقتصادی، تولیدی و بازرگاني همراه بود و به موازات آن 1814 تا 1811از سال مبارزه افكار عمومي برعلیه مقاصد سودجویانه صاحبان صنایع رشد پیدا کرد. و همین امر صاحبان صنایع و شرکتها را به فعالیت اولین شرکت خصوصي خدماتي 1816 های روابط عمومي جهت جلب افكار عمومي متوجه نمود. در سال I تحت عنوان روابط عمومي توسط آی وی لي ( -) که فارغ V-Lee التحصیل دانشگاه پریستون و خبرنگار روزنامه نیویورك ورلد بود ایجاد شد که این فرد را پدر روابط عمومي در آمریكا مينامند.

سال به عنوان مرحلة پس از جنگ و رشد بسیار وسیع واحدهای روابط عمومي، بویژه در 1828 تا 1818 های زمینه در دانشگاه نیویورك، که 1823 های اقتصادی و نیز تشكیل نخستین دورة آموزشي روابط عمومي در سال که با رشد پیگیر، منظم و علمي روابط عمومي1838 تا 1828توسط (ادوارد.ال. برینز) تدریش شد.از سال ها و اعمال کوششهای فراوان جهت ایجاد توازن و هماهنگي بین منافع فردی و مصالح عامه صورت پذیرفت.

سال و جنگ جهاني دوم: در این دوره در کنار کمیته اطلاعات عمومي، دولت اقدام به تأسیس 1845 تا 1838 های ادارة اطلاعات جنگ کرد و برخورداری از روابط عمومي بجز در آمریكا در سایر کشورها چون انگلیس، آلمان، فرانسه، هلند و … هم احساس شد.

تاکنون جهان با گسترش بسیار روزافزون واحدهای روابط عمومي روبرو بوده است و همراه با آن 1845از سال کتاب ها و مطالب زیاد در زمینة روابط عمومي تألیف شده است. مؤسسات آموزشي روابط عمومي، سازمانهای سنجش افكار عمومي، انجمنها و اتحادیه های روابط عمومي و بالاخره رشته های تحصیلي دانشگاهي روابط عمومي بوجود آمد و روابط عمومي در تمام دنیا به عنوان یك امر ضروری مورد توجه قرار گرفت.

تاریخچة روابط عمومی درایران

سازماني شرکت سهامي تصفیة نفت ایران مستقر 1332 برای اولین بار در مرداد ماه سال در آبادان، اداره به بعد با الگوبرداری از این شرکت، 1341 ای تأسیس شد که آن را روابط عمومي نامیدند .از سال وزارتخانه ها و مؤسسات بزرگ دیگر نیز به ترویج واحدهایي به نام های انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات که بعداً همگي به روابط عمومي تغییر نام یافت، پرداختند.

ادارات روابط عمومي با شكل و ترکیب فعلي و با آیین1351از سال نامه ها، اساس نامه ها و شرح وظایف خاص خود از گسترش بیشتری برخوردار شدند و توسط سازمان امور اداری و استخدامي کشور و وزارت اطلاعات و جهانگردی وقت تشكیلات جدید روابط عمومي در سازمان1354(وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي) از سال ها به تصویب رسید و به تدریج رشد و توسعة ادارات روابط عمومي به حدی رسید که امروز شاهد ان هستیم که هر مؤسسه، سازمان، کانون، نهاد و … دارای روابط عمومي مي باشد.

تعریف روابط عمومی

تعاریف متعددی از روابط عمومي موجود است که هرکدام از زاویه خاصي به آن نگریسته است. ما در اینجا به تعدادی از آنها که توسط صاحب نظران برجسته این رشته مطرح شده است مي پردازیم.مارستین مي گوید: روابط عمومي عبارت است از هنری که به کمك آن مي توان مؤسسه، سازمان و فرد را مورد علاقه و احترام کارمندان، مشتری ها و مردمي که با آن سروکار دارند قرار داد.

دکتر حمید نطقي (پدر روابط عمومي ایران) در جایي روابط عمومي را وکیل مدافع سازمان در بیرون و مدعي العموم در داخل سازمان تعریف کرده است. رکسي هارلو در تعریف روابط عمومي مي گوید، روابط عمومي عبارت از دانشي است که توسط آن، سازمان ها آگاهانه مي کوشند به مسئولیت اجتماعي خویش عمل کنند تا بتوانند تفاهم و حمایت کساني را که برای مؤسسه اهمیت دارند، به دست آوردند. اسكات ام کاتلیپ صاحب نظر روابط عمومي در جهان: روابط عمومي، اداره کردن وظایف شناسایي و ایجاد، حفظ و نگهداری روابط مطلوب و برجسته بین سازمان و جامعه است. جامعه ای که توفیق و ناکامي یك سازمان به آن وابسته است.لانگ و هازلتون؛ روابط عمومي کارکرد ارتباطي مدیریت است که از طریق آن سازمان ها با محیط خود سازگار مي شوند، آن را اصلاح مي کنند و تغییر مي دهند یا آن را حفظ مي کنند تا به اهداف سازماني دست یابند.

براساس تعاریف یاد شده، مي توان ویژگي هایي را برای روابط عمومي بر شمرد.

روابط عمومي علم و دانشي است
کوشش آگاهانه و برنامه ریزی شده
بخشي از وظایف مدیریت سازمان
فعالیتي مبتني بر تحقیق
روابط عمومي هنر است
روابط عمومي هنر است
توجه به تجزیه و تحلیل گرایش ها
وسیله مشاورة مدیران
وسیله تغییر در افكار عمومي
وسیله اطلاع رساني به مردم
وسیله ایجاد ارتباط دوسویه بین سازمان با مخاطب و بالعكس
وسیله ایجاد ارتباط اقناعي

براساس آنچه که بیان شد، مي توان تعریف کاملي را برای روابط عمومي ارائه داد: روابط عمومي، مجموعه ای از عملیات ارتباطي آگاهانه مبتني بر برنامه و تحقیق است که با استفاده از شیوه های علمي و هنری به دنبال ارتباط با مردم و اطلاع یابي از نظرهای آنان، تجزیه و تحلیل گرایش های مخاطبان و افكار عمومي به منظور گفتگو با آنان برای رسیدن به تفاهم با کاربرد روش ها و ابزارهای ارتباطي نوشتاری، گفتاری، دیداری و شنیداری است.

آشنایي اجمالي با فعالیت های روابط عمومي

از آنجا که وظیفه روابط عمومي ها، مردم داری، تعاطي افكار، شكیبایي و بردباری در شنیدن، صداقت و انصاف در پاسخگویي و … است و همچنین مؤظف به اجرا و انجام وظایف و فعالیت های خود مي باشند در این بخش به طبقه بندی فعالیت های یك روابط عمومي مي پردازیم چرا که اجرای این شاخصها و فعالیت ها مورد انتظار از یك روابط عمومي کارآمد است.

ارتباطات مردمي

الف ) ارتباطات مردمي در شاخه دریافت پیشنهادها

داشتن فرم پیشنهادها
نحوه جمع آوری پیشنهادها
داشتن دبیرخانه یا واحد مرتبط
طبقه بندی پیشنهادها و ارائه جدول
چگونگي قدرداني از افراد پیشنهاد دهنده
پیگیری پیشنهادها
ارزیابي اثربخشي پیشنهادها

ب ) ارتباطات مردمي در شاخه پاسخگویي

استفاده از راهكارهای مختلف نظیر نامه، صندوق پستي و …
استدلال کافي و اقناع لازم در پاسخگویي
ستون پرسش و پاسخ در نشریه داخلي سازمان
جلسات پرسش و پاسخ کارکنان و مردم
تریبون آزاد
اختصاص تلفن و پست صوتي

منبع مقالهبرای مشاهده مقاله مدیریت احساسات کلیک کنید